Nytt EHF format til det offentlige – EHF 3.0. Hva er nytt?

EHF 3.0 – obligatorisk format fra 1.1.2020

Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) har tidligere annonsert at EHF 3.0 blir det obligatoriske formatet når det gjelder EDI format mot offentlige bedrifter. Per 1. januar 2020 er EHF 3.0 det eneste godkjente EHF formatet. Dvs. at da utgår støtte for tidligere EHF formater;  EHF 2.0 og 2.1

Utgår EHF 2?

Når EHF 3.0 tar over, betyr det at EHF 2 er borte?

Nei – ikke nødvendigvis.

  • Offentlige mottakere– det betyr at offentlige bedrifter ikke kan motta EHF 2 formatet. Men hvordan du sender elektroniske dokumenter, kan avgjøre om dette har noen praktisk betydning for deg. Hvis ditt aksesspunkt (f.eks. Logiq) mottar et annet format etter avtale, bruker du kanskje ikke EHF-formatet.  Da vil aksesspunktet evt. konvertere ditt format til EHF 3.0., for de mottakere som krever det.
  • Private mottakere – mange private bedrifter benytter EHF formatet som det gjeldende EDI formatet. Disse bedriftene bestemmer selv hvilket format de støtter. Og støttes EHF 2 formatet – ja da er EHF 2 formatet fremdeles kurant å bruke.

EHF 3.0 – hva er nytt?

EHF 3.0 er stort sett det samme som PEPPOL BIS 3.0 formatet. Dette er godt nytt, da PEPPOL formatet er utgangspunktet for EHF formatene. For de gamle EHF 2 formatene er utfordringen at formatet er basert på PEPPOL formatet, men at det samtidig har en del særnorske spesialiteter.  Dette har gjort det vanskelig å håndtere EHF 2 formatet, siden internasjonale leverandører (f.eks. Microsoft) må tilpasse programvaren til et eget norsk EHF 2 format. Med EHF 3.0 formatet kan man benytte de internasjonale formatene.

Merk at det er en del nye krav og endringer til EHF 3 formatet (i forhold til EHF 2), som man må ta høyde for ved oppdatering.

Noen tekniske detaljer som viser forskjellen mellom EHF 2 og EHF 3 formatet

  • Eksempler:
    En lang rekke felt i selve formatet er tatt bort, endret eller har nye krav. En endring som i mange tilfeller gir problemer, er felt som tidligere kunne sendes selv om feltet var tomt . Det vil si at det ble sendt et felt med tom/blank verdi. Her er det nå krav om at feltet ikke må sendes i det hele tatt, hvis ikke det inneholder data.
  • Koding/identifikasjon av informasjon er endret og følger nye standarder. F.eks. strekkode/GTIN.: Identifikasjon av varer kan være basert på strekkode/GTIN. Denne var tidligere merket med «GTIN». Strekkoden må nå merkes med koder fra standarden «ISO 6523 ICD». I dette tilfellet må strekkoden merkes med koden «0160».
  • beregning i EHF 3 dokumentet må følge ny standard basert på formatet «UNCL5305». Dette gjelder Avgiftskategori (TAX Category) som f.eks. må settes til «S» for vanlig mva. sats og «Z» for 0% mva.
  • Et siste eksempel er landkoder og organisasjonsnumre. Her må det kodes for formater for de enkelte land, hvor f.eks. kunden er tilhørende. Kodene følger standarden «ISO 6523 ICD».
    Hvis du for eksempel sender en EHF 3 faktura til en dansk bedrift, og hvis organisasjonsnummeret brukes, må dette merkes med koden for dansk organisasjonsnummer som er «0184». Tilsvarende koder for Sverige og Finland er henholdsvis «0007» og «0037».

Alt i alt, så er det veldig mange detaljer som må endres i EHF 3 formatet hvis man tidligere benyttet en løsning for EHF 2.

Pilaros løsning for Business Central – forbedringer og utvidelser for norske bedrifter

Pilaro har utviklet en egen løsning som er basert på Microsoft sin standardløsning for Business Central. Microsoft sin løsning følger det internasjonale PEPPOL 3 formatet. Pilaro har lagt til en rekke forbedringer og utvidelser for norske bedrifter.

Noen detaljer som løsningen støtter:

  • Pdf-vedlegg kan automatisk opprettes i EHF 3 dokumentet. Dermed kan mottaker se en «fysisk» pdf-kopi av dokumentet, som om det er skrevet ut fra egen Business Central løsning.
  • Fleksibel bruk av GLN og Organisasjonsnummer, for identifikasjon av egen bedrift og mottakere (primært kunder) av EHF 3 dokumenter.
  • Utvidet kontroll og formattering av mva. i EHF 3 dokumentet. Bl.a. er det utvidet med bedre kontroll og formattering hvis det benyttes flere mva. satser i samme dokumentet.
  • Utvidet kontroll av oppsett, før et EHF 3 dokument opprettes og behandles. Dermed unngår man at en prosess for levering og fakturering startes opp før alle oppsett er korrekte.

Løsningen leveres til Microsoft Business Central versjon 14 og 15.

Kontakt oss for mer informasjon, ring 66 90 80 00 eller send mail til post@pilaro.no