Følg oss på Facebook
LinkedIn

IAC Vestcold satser digitalt


I IAC Vestcold styres økonomien mest med mobiltelefonene. – Vi har jobbet mye med å få mindre tidsbruk og mer kontroll. Det har gitt resultater på bunnlinja, sier daglig leder Jan H. Eriksen.
- Målet var minst mulig punching og mest mulig integrerte systemer. I dag opplever vi mindre arbeid både for serviceteknikere, regnskapssjef og prosjektledere. Men enda viktigere: vi har mye bedre kontroll på prosjekter, avtaler og lønnsomhet, sier Eriksen

Fokus på mobilen

For tre år siden startet prosessen for å effektivisere driften. –Det startet egentlig med at ”gutta” ville ha mulighet til å fakturere fra telefonen, men vi så at vi hadde et potensial for å kunne effektivisere mer. Sammen med it-leverandøren Pilaro definerte de nye rutiner og nye måter å jobbe på, og startet arbeidet med å integrere systemer og enheter inn i forretningssystemet Microsoft Dynamics NAV og bransjeløsningen Pilaro Industry Solution.
- Tidligere måtte vi lete etter fakturaer og timelister. Nå er alt i Dynamics NAV og det er raskt å finne, og vi er mer sikre på at vi får registrert hver jobb, forteller Eriksen.
IAC Vestcold har en avdeling for prosjekter og en for serviceoppdrag.  I serviceavdelingen blir både planlagte og akutte oppdrag registrert i systemet så fort de kommer inn. Serviceteknikerne registrer når oppdraget blir påbegynt og når det er ferdig, med sine mobiltelefoner. Likeledes går timelistene via håndholdte enheter inn i systemet.
I prosjektavdelingen blir oppdrag kalkulert, fulgt opp og evaluert via Microsoft Dynamics NAV. Alt er standardisert for å gjøre prosessene mer effektive.

La ned økonomisjefstillingen

- Tidligere hadde vi en økonomisjef til å gjøre analyser og rapporter. Den stillingen har vi ikke lenger. Nå er det systemet som jobber for oss. Og fordi vi har strenge rutiner på føring av timer og kostnader, kan vi se det økonomiske bildet nærmest i sanntid. Excelrapportene som man før brukte mye tid på å lage, kommer nå automatisk i systemet. Tidligere kunne møtene være mye preget av synsing, og tiltak ble gjort alt for sent. Nå har vi tall som vi kan stole på, og som er i sanntid, forteller Eriksen.
IAC Vestcold startet i 1997 med to ansatte og en million i omsetning. I dag teller bedriften 27 medarbeidere og har en omsetning på 70 millioner kroner. Selskapet har en egen avdeling i Telemark, to datterselskap i Oslo og Bergen, og i tillegg samarbeider de tett med et fjerde selskap i Østfold. Felles er at de nå benytter Microsoft Dynamics NAV med bransjeløsningen Pilaro Industry Solution for 60 ansatte.

- Kjølebransjen er nok en konservativ bransje når det kommer til forretningssystemer, men IAC Vestcold har våget å satse. Vi tror det vil gi dem et godt konkurransefortrinn i framtiden, sier markedsansvarlig i Pilaro Guri Midttun.

Tøff prosess
Eriksen legger ikke skjul på at det har vært en tøff prosess med til dels store frustrasjoner å utvikle og implementere det nye systemet. Spesielt var det utfordrende med den mobile løsningen, en integrert løsning fra Tyskland, som ikke fungerte godt nok i oppstarten.  Prosjektet ble mer omfattende, og kostnadene høyere enn først antatt. Likevel er han ikke i tvil om at selskapet vil tjene inn investeringen og hente flere gevinster.
– Vi har vokst mye og da blir det viktig at informasjon ligger i et system og ikke i hodene til hver enkelt. Med systemet vi nå har bygget opp, er det også langt enklere å drive flere firmaer, sier Eriksen som ikke utelukker flere datterselskap inn i IAC.